Coachall als partner

Asbitech ging op zoek naar een partner om hun processen nog verder te automatiseren en te professionaliseren. Coachall ontwierp een nieuwe offerte en factuurtemplate die beter past bij een bedrijf van de grootorde van Asbitech. Omdat Asbitech de laatste jaren een sterke groei heeft doorgemaakt (ze zijn genomineerd voor de Trends Gazellen Award 2021) werd er gekozen voor een professionelere, meer corporate stijl. Naast de nieuwe documentlayouts implementeerde Coachall ook de automatische herinneringen bij niet of te laat betaalde facturen. Klanten die hun factuur niet betalen na vervaldatum krijgen automatisch een herinneringsmail. Voordien moest de administratie elke factuur nakijken en de klant manueel een bericht sturen. Coachall voegde ook een optie tot incasso toe aan Teamleader. Zo kan er met één druk op de knop een incassobureau ingeschakeld worden als een factuur na verschillende herinneringen nog steeds niet betaald wordt.

Uitdagingen

  • Manuele klantopvolging via Excel. Downloaden van de lijst met verstuurde offertes. In Excel sorteren op laatst verstuurd om zo te kunnen zien welke klanten opvolging nodig hebben.
  • Na vervaldatum onbetaalde facturen nakijken en manueel een herinnering sturen via e-mail.
  • Basis offerte-template in Teamleader

Resultaten

  • Offertes en klanten die opvolging nodig hebben kunnen via een custom filter in Teamleader naar voren worden gehaald. Een grote tijdswinst ten op zichte van de complete lijst exporteren uit excel en filteren op verstuurde datum van de offerte.
  • Automatisatie van de facturatieflow. Na de vervaldatum wordt er automatisch een herinnering gestuurd. Na niet betalen van de eerste herinnering wordt er automatisch een tweede herinnering gestuurd waarin automatisch de boeteclausule uit de algemene voorwaarden wordt verrekend in het te betalen factuurbedrag. Na niet betalen van de tweede herinnering is er de optie om via Unpaid een incasso te doen.
  • Een professionele documentlayout met alle nodige info zoals links naar de algemene voorwaarden.

Gebruikte tools

  1. Teamleader
  2. Office 365
  3. Unpaid

Coachall heeft de implementatie van onze nieuwe CRM software gedaan met onze specifieke noden als startpunt. De opleiding voor het personeel naderhand was de kers op de taart. Top service!
Jochen Bessems (Asbitech)