Automatisch contracten genereren in Teamleader

We kregen de vraag van Perfect Finish Asbestverwijdering of we de contracten die ze met onderaannemers sluiten automatisch kunnen gegenereerd worden in Teamleader.

De marketplace van Teamleader biedt wel mogelijkheden maar was geen optie om verschillende redenen. Plugins vereisen vaak een extra abonnement en werken niet in de user interface van Teamleader zelf. Dit maakt het voor veel klanten te complex en te duur. Perfect Finish Asbestverwijdering is een asbestverwijderingsspecialist uit Arendonk. Ze werken met gekwalificeerde asbestverwijderaars die dagelijks bezig zijn met het schoonmaken en verbeteren van onze leefomgeving. Dat doen met de best beschikbare technieken om alle asbesthoudende materialen op een veilige en verantwoorde manier te verwijderen en af te voeren.

Custom Fields to the rescue

Na wat brainstormen beslisten we om de “Document Layout” van orderbevestiging in combinatie met “Custom Fields” te gebruiken. De layout voor orderbevestigingen zat niet in de workflow van Perfect Finish Asbestverwijdering en kon dus perfect gebruikt worden voor deze optimalisatie.

We zijn begonnen met custom fields aan te maken in de “bedrijven” en de “deal menu’s”. Op deze manier kan de juiste data bij het aanmaken van de deal ingevuld worden. Ook kan in het bedrijfsmenu aangegeven worden of een bedrijf een onderaannemer is of niet.

In de documentlayout van orderbevestiging hebben we de contract template toegevoegd met de custom fields op de plaatsen waar de data moet gegenereerd worden.

Document automatisch genereren

Wanneer de offerte wordt aanvaard in Teamleader kan er via de actieknop een orderbevestiging aangemaakt worden. Het document wordt dan automatisch gegenereerd in Teamleader en kan rechtstreeks via email verzonden worden voor ondertekening.